5 korzyści, jakie daje digitalizacja dokumentów

Zamiana papierowych dokumentów w ich elektroniczne odpowiedniki to proces niosący ze sobą wiele korzyści. Oto 5 najważniejszych zalet digitalizacji dokumentów!

Digitalizacja dokumentów – co to jest?

Proces digitalizacji polega na przekształcaniu zasobów mających postać fizyczną w zasoby elektroniczne. Przykładowo, może polegać on na zamianie dokumentów papierowych w pliki w formacie PDF.

Digitalizacja wymaga wykorzystania specjalnego zaplecza. Stosowane są skanery oraz oprogramowanie umożliwiające przygotowanie dokumentów w formie cyfrowej i zarządzanie ich archiwum elektronicznym.

Sprawnie przeprowadzona digitalizacja dokumentów niesie za sobą wiele korzyści biznesowych. Mogą odczuć je zarówno mniejsze firmy, jak i duże przedsiębiorstwa – niezależnie od wolumenu dokumentacji.

Dlaczego warto digitalizować dokumenty?

1. Oszczędność przestrzeni

Tradycyjne archiwum może zajmować dużo miejsca. Transfer dokumentacji papierowej do jej elektronicznej formy to większa oszczędność w zagospodarowaniu przestrzeni w biurze, a w niektórych przypadkach nawet możliwość rezygnacji z wynajmowanej przestrzeni, co daje realne oszczędności dla firmy.

2. Łatwy dostęp do informacji

Dokumenty skanowane podczas digitalizacji są indeksowane, czyli nadawane są im odpowiednie oznaczenia w archiwum. Również za pomocą specjalnego oprogramowania dokumenty mogą być przekształcone w inteligentne pliki z możliwością wyszukiwania w nich danych. To wszystko przekłada się na łatwiejszy dostęp do informacji – także poza siedzibą firmy.

3. Przyspieszenie obiegu dokumentów

Gdy digitalizacji dokumentów towarzyszy wdrożenie systemu ich elektronicznego obiegu, wówczas można uzyskać błyskawiczny dostęp do potrzebnych danych. Pracownik nie musi już iść do tradycyjnego archiwum, ponieważ może korzystać z jego zasobów w formie elektronicznej na swoim komputerze lub urządzeniu mobilnym.

4. Kontrola dostępu

Pliki w elektronicznym archiwum są odpowiednio zabezpieczone z użyciem systemów kontroli dostępu. Pracownicy mogą otrzymać określone uprawnienia do dostępu do konkretnych grup dokumentacji. Każde działanie dotyczące dokumentu elektronicznego jest zapisywane, co pozwala na sprawdzenie, kto i kiedy z niego korzystał.

5. Redukcja kosztów

W końcu digitalizacja dokumentów oznacza redukcję kosztów dzięki niższej liczbie wydruków, mniejszemu archiwum oraz zwiększeniu efektywności pracy. Właśnie dlatego proces ten warto traktować jako inwestycję (https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html), która będzie wspierała intensywny rozwój firmy zgodnie z najnowszymi technologiami.