Nowoczesne technologie w księgowości

Założenie i prowadzenie własnego biznesu nie jest łatwe. Rachunki i więcej rachunków, opłat, podatków, wynagrodzeń… musisz mieć wszystko w porządku i to wiąże się z dużymi wydatkami! Na szczęście czasy idą do przodu i doskonalą się procesy, pojawia się coraz więcej zastosowań technologicznych, które ułatwiają nam życie, oszczędzają czas (a wraz z nim wielokrotnie pieniądze i jakość życia).

Outsourcing księgowości – czy zawsze jest konieczny?

Obecnie ważny trend pojawia się w najbardziej innowacyjnych firmach o największym potencjale, jak również w innych, bardziej tradycyjnych firmach, które dostrzegły możliwość lepszego wykorzystania swoich zasobów i modernizacji procesów. Chodzi o program automatyzacji faktur i księgowości, który można zabrać do każdej firmy. Program ten pozwala obejść się bez obsługi księgowych i zlecić obsługę faktur i księgowość tak, aby była ona obsługiwana z programu lub systemu automatycznego. Systemy takie mają jednak zasadnicze wady. Po pierwsze ciągle zmieniające się przepisy prawa sprawiają, że praktycznie nie da się zagwarantować ich długiego działania. Po drugie nieścisłość niektórych przepisów i ich podatność na interpretację sprawiają, że programy tego rodzaju wciąż jeszcze nie radzą sobie ze wszystkim.

Tradycyjne i nowoczesne rozwiązania

W tradycyjnym modelu zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie wiąże się z koniecznością dostarczania dokumentów, częstych kontaktów, odpowiadania na pytania i z wieloma innymi obowiązkami. Dlatego też zawsze wiąże się to z pewną ilością pracy, którą musi wykonać przedsiębiorca, albo zatrudnione przez niego osoby. Czas ten jest jednak oczywiście znacznie mniejszy niż w przypadku prowadzenia księgowości samodzielnie.

Nie jest to jednak jedyny model outsourcingu księgowości firmy. Współcześnie istnieje wiele rozwiązań technologicznych, które zmniejszają konieczność zaangażowania po stronie firmy praktycznie do zera. Mowa tu oczywiście o współczesnych systemach księgowych i finansowych (często również szerzej związanych z zarządzaniem i kontrolą), które mogą być zintegrowane z systemami informatycznymi stosowanymi w przedsiębiorstwie. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi robić w tym zakresie praktycznie niczego. Wszelkie dokumenty automatycznie przesyłane są do biura księgowego i całość komunikacji jest zautomatyzowana. W praktyce oznacza to często konieczność przekazania specjalistom księgowości znacznie większych kompetencji niż w tradycyjnym modelu outsourcingu, dlatego też należy korzystać przede wszystkim z usług renomowanych biur.